Quais podem ser os critérios norteadores da nomenclatura de documentos digitais e da organização do diretório de pastas nas empresas.
A M3Tecno entende a seriedade destes fundamentos tendo-os, inclusive, integrado ao seu escopo de atendimento dos parceiros em duas frentes – a NORD (Norma para Organização de Diretórios) e a NAUSI (Norma de Acesso e Uso de Sistemas de Informação). Com base nas diretrizes citadas, reunimos uma lista de boas práticas para uma adequada convenção de nomenclatura dos documentos e organização de pastas.
GED (GESTOR ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS)
É um sistema dedicado a geração, o armazenamento, o compartilhamento, o controle do acesso, o descarte e a recuperação de documentos digitais.
CONVENÇÃO OU NORMA
Conjunto de regras para nomear arquivos que permitem identificar, relacionar e contextualizar seu conteúdo (tipo, assunto, ordem, sequência, localização) através do seu próprio nome.
DIRETÓRIO
Estrutura semelhante a uma árvore que reflete a organização de uma empresa permitindo que suas informações possam ser hierarquizadas e alocadas de modo orientado e lógico. O Diretório permite que as informações digitais possam atender a seus requisitos primários – Confidencialidade (sigilo), Integridade (fidelidade), Disponibilidade (acessibilidade) e Autenticidade (rastreabilidade).
ORGANIZAÇÃO
A Estrutura do Diretório se assemelha a uma árvore deitada (por isso também é chamado de árvore de diretórios) onde vemos:
– O tronco principal representando o todo da empresa;
– Os troncos representando os setores;
– Os galhos significando os departamentos;
– Os ramos que segmentam em pastas a documentação do departamento;
– E os documentos que são organizados dentro das pastas.
NOMEAÇÃO DE DOCUMENTOS E PASTAS
Em linhas gerais, o nome de um arquivo deve observar:
– Datas (o Windows não as resguarda);
– Caracteres alfa-numéricos separados por hífen, ponto ou underline;
– Similaridade de nome para de documentos similares;
– Sequenciamento numérico restringindo a multiplicidade de nomes;
– Validação da consistência da norma nas diferentes plataformas.
